Eerlijke en transparante overgangsvergaderingen zijn in het belang van alle leerlingen. En voor leerlingen die in de bespreekzone zitten is dit zelfs cruciaal. In de praktijk zijn overgangsvergaderingen echter vaak variabel, ondoorzichtig en kennen ze een hoge mate van subjectiviteit. Dat frustreert leraren en is oneerlijk voor leerlingen.[1]
Werken aan eerlijke vergaderingen vraagt om duidelijke criteria en procedures, expliciete ruimte voor tegengeluid en het werken met gestructureerde beslismodellen. Maar hoe doe je dat? In deze blog geef ik acht tips om je vergaderingen eerlijker te maken.[2]
1.Maak het doel van de vergadering voor iedereen duidelijk
Overgangsvergaderingen lopen vaak spaak door verschillende opvattingen over het doel. Bespreken we iedereen of alleen twijfelgevallen? Gaat het om cijfers, gedrag, of plannen voor volgend jaar? De één wil knopen doorhakken, de ander vooral signaleren en afstemmen. Onuitgesproken verwachtingen zorgen voor frustratie en verwarring.[3]
Maak daarom al vroeg in het jaar tijd voor een teamgesprek over de bedoeling van de overgangsvergadering. Stel samen het doel scherp:
- Wat willen we bereiken?
- Wie bespreken we?
- Welke beslissingen nemen we wel of niet?
Door stil te staan bij ieders kijk op het doel van de overgangsvergadering, zorg je voor effectievere vergaderingen en ga je frustratie tegen. Gebruik bijvoorbeeld deze vijf kritische vragen als leidraad voor zo’n teamsessie:
- Wat zie jij als het belangrijkste doel van de overgangsvergadering?
- Wat vind jij dat minimaal besproken moet worden?
- Wat hoop je dat collega’s meenemen uit deze vergadering?
- Welke frustraties of teleurstellingen heb je in het verleden ervaren?
- Wanneer is een overgangsvergadering volgens jou geslaagd?
Deze vragen brengen impliciete overtuigingen boven tafel en helpen bij het formuleren van gezamenlijke uitgangspunten.
2. Formuleer een krachtig en gericht openingsstatement voor elke leerling die je bespreekt
Een openingsstatement helpt om iedere leerling zo goed mogelijk te introduceren én de discussie te sturen. Dit voorkomt dat het overleg verzandt in losse observaties of ongerichte opmerkingen. Op basis van de beschikbare informatie werkt de mentor een pleidooi (‘deze leerling verdient het om over te gaan’) of hulpvraag (‘wat heeft deze leerling straks nodig van het nieuwe team?’) uit.
Idealiter maak je de lijst met de te bespreken leerlingen, inclusief pleidooi of hulpvraag, al voor de vergadering bekend. Zo kan iedereen zich goed voorbereiden. Je zou zelfs al vooraf (digitaal) antwoorden op kunnen halen of een stemming onder teamleden kunnen doen.
3. De stille invloed van de eerste spreker: bescherm je vergadering tegen het ankereffect
Groepsbesluiten zijn waardevol als de meningen onafhankelijk zijn gevormd. Maar vaak is dat niet zo. Degene die als eerste spreekt, bepaalt onbewust de richting van het gesprek. Zeker als die persoon ervaren, overtuigend of dominant is. De rest sluit zich aan en nuance verdwijnt. Zodra groepsleden elkaar beïnvloeden, gaat wijsheid verloren.[4]
Dit zogeheten ‘ankereffect’ ondermijnt de kracht van een groep. Om dit te voorkomen, is een duidelijke vergaderstructuur essentieel. Zorg voor een goed onderbouwd en voorbereid openingsstatement (zie tip 1). Bepaal van tevoren wie wanneer spreekt (bijvoorbeeld via loting of een roulerende volgorde) en begin bewust eens met een minder ervaren collega, zodat onbeïnvloede standpunten de ruimte krijgen. Zo kun je structuur inzetten als bescherming tegen groepsbias.
4. Bespreek alleen wie écht besproken moet worden
Bespreek alleen leerlingen waar twijfel over is. Zo houd je focus én tijd over. Het idee om iedere leerling te bespreken klinkt sympathiek. Maar in de praktijk is het vaak geen verstandig uitgangspunt. Wanneer elke leerling kort behandeld wordt, blijft er onvoldoende tijd over voor de leerlingen waar zorgvuldigheid op zijn plaats is.
Onder tijdsdruk neemt de kwaliteit van groepsbesluiten af. Dit leidt tot conformiteit, onevenredige invloed van dominante stemmen en minder ruimte voor kritische reflectie.[5] Kies daarom bewust voor gerichte aandacht. Zet leerlingen met een helder en probleemloos overgangsbeeld vooraf op een ‘akkoordlijst’, af te handelen via schriftelijke instemming. De vergadering zelf richt je op de leerlingen waarbij discussie, afstemming of zorg nodig is. Niet elk kind hoeft genoemd te worden, maar wie besproken wordt, verdient een echt gesprek.
5. Ga uitspraken vanuit de onderbuik actief te lijf
“Hij heeft geen goede werkhouding” of “ze mist motivatie”, opmerkingen die je regelmatig hoort bij vergaderingen. Hoewel zulke uitspraken intuïtief logisch aanvoelen, zijn ze in feite te vaag en daarmee kwetsbaar voor subjectieve invulling. Wat bedoelen we precies met ‘geen motivatie’? Zulke uitspraken kunnen snel sturend worden in het gesprek, zonder dat er echt iets inhoudelijks wordt gezegd.
Uitspraken die niet of onvoldoende feitelijk onderbouwd worden moeten gecorrigeerd worden. Het kan helpen om als team vooraf zogenaamde implementatie-intenties af te spreken: welke uitspraken vinden we niet oké en hoe reageren we daarop? Een paar voorbeelden van zulke implementatie-intenties:
| Als iemand zegt: | Dan reageren wij met |
|---|---|
| “Hij heeft geen motivatie.” | Wat zijn daar concrete signalen van? Wat zie je hem wel of juist niet doen in jouw les?” |
| “Ze hoort eigenlijk niet thuis op dit niveau.” | “Op basis waarvan zeg je dat? Heb je toetsdata, werk of gedragsvoorbeelden die dat onderbouwen?” |
| “Hij heeft het gewoon niet laten zien dit jaar.” | “Wat bedoel je precies met ‘niet laten zien’? In welke situaties had hij wel de kans, en hoe pakte hij dat aan?” |
| “Thuis zit het ook niet helemaal lekker, volgens mij.” | “Is dat gebaseerd op feiten of vermoedens? Wat weten we echt over de thuissituatie? Is dat besproken met mentor of ouders?” |
Door dit soort reacties vooraf te oefenen en af te spreken, creëer je een cultuur waarin je elkaar scherp houdt zonder dat het persoonlijk wordt. Ook helpt het bij het automatiseren van gewenst gedrag. Dat komt de zorgvuldigheid en de kansengelijkheid van je besluiten ten goede.
6. Werk met één beslismodel voor alle vergaderingen
Een gestructureerd beslismodel helpt om vergaderingen efficiënter en transparanter te maken. Kies daarom als school voor één model of stappenplan. Op deze manier werk je aan een gelijk speelveld voor alle leerlingen. Zo dring je de invloed van de voorzitter, kwaliteit van de mentor, of zelfs het tijdstip van de dag terug. De herkenbaarheid van de aanpak bij iedere vergadering brengt bovendien meer rust en minder frustratie met zich mee voor docenten. Een prachtig voorbeeld van een beslismodel is dat van Janneke Sleenhof, gebaseerd op de bevindingen uit haar promotieonderzoek, zie figuur 1.
7. Stel een neutrale observant aan
Naast een uniforme procedure is het slim om een neutrale observant aan te stellen. Deze persoon neemt niet actief deel aan de discussie of besluitvorming, maar richt zich volledig op het proces: hoe wordt er besloten, hoe verloopt de interactie en in hoeverre doet iedereen mee aan het gesprek?
Op deze manier kan de observant waardevolle feedback geven. Hij of zij analyseert of alle relevante informatie is meegewogen, of er voldoende ruimte was voor inbreng van alle aanwezigen en of de beslissing objectief en transparant tot stand kwam.
De inzichten van de observant bieden een unieke kans voor leren en verbeteren. Het stelt het team in staat om de effectiviteit van de overgangsvergaderingen continu te evalueren en bij te sturen, wat uiteindelijk leidt tot nog betere en eerlijkere besluiten voor elke leerling.
8. Voorkom dat cijfers gaan schuren: werk met een kwaliteitscheck van data
“De ene 6 is de andere niet”. Achter elk cijfer schuilt een verhaal en dat verhaal kan cruciaal zijn voor een rechtvaardige beoordeling van een leerling. Is een lage score bijvoorbeeld het gevolg van een langdurige uitval van een docent, een beginnende docent met klassenmanagementproblemen, of een onevenwichtige verdeling van praktische opdrachten met milde beoordelingen?
Er is vaak te weinig tijd om het verhaal achter de cijfers te belichten. Vaak is er
een krappe tijdsplanning tussen cijferinvoer en vergadering. Het advies is dan ook om deze kwaliteitscheck ruim van tevoren in te plannen. Stel een datateam samen dat in april of mei al een diepgaande analyse maakt van de resultaten. Identificeer opvallende trends en definieer ‘als-dan’-scenario’s voor specifieke situaties (bijvoorbeeld hoe om te gaan met vakken waar de klasgemiddelden significant lager liggen door externe factoren). Zo kom je tijdens de vergadering zelf niet meer voor vervelende discussies te staan.
Conclusie
Kortom, eerlijke en transparante overgangsvergaderingen zijn in het belang van alle leerlingen. Mijn ervaring is ook dat je als docent of schoolleider een dergelijke vergadering met veel meer voldoening afsluit. Met welke tip wil jij het liefst direct aan de slag? Ik hoor graag wat het effect was en waar je tegenaan liep. Daar leer ik weer van.
Meer weten?
Lees het hele proefschrift van Janneke Sleenhof over overgangsvergaderingen.
Luister naar de podcast die ik met Janneke Sleenhof opnam over dit onderwerp.
Bezoek de themapagina Kansrijke determinatie voor al onze blogs en aankomende events.
Noten
Referenties:
Asma, L. (2024). Blinde vlekken. Amsterdam: Boom
Kahneman, D. (2021). Ruis. Amsterdam: Nieuw Amsterdam
Sleenhof, J. P., Koopman, M., Thurlings, M. C., & Beijaard, D. (2019). An exploratory study
into teachers’ beliefs and experiences about allocating students. Teaching and Teacher Education, 80, 94–105.
