“Heeft iemand nog feedback, dan hoor ik het graag”

Renske de Kleijn

“In het hoger onderwijs komt steeds meer aandacht voor een actieve rol voor studenten in feedbackprocessen1. Van passieve feedbackontvangers willen we hen opleiden tot actieve feedbackvragers en -gebruikers2. Want feedback vragen en gebruiken helpt je niet alleen tijdens je opleiding, het zijn vaardigheden die later als professional op de werkplek onmisbaar zijn3.” Als ik een lezing op deze manier begin, op een hogeschool of universiteit, wordt er door de aanwezigen meestal instemmend geknikt: ja dat klopt, feedbackvaardigheden zijn echt onmisbaar op de werkvloer. On-mis-baar.

Maar als het zo onmisbaar is op de werkvloer, dan betekent dat dat wijzelf als docenten, medewerkers, professionals én als leidinggevenden deze vaardigheden ook goed onder de knie zouden moeten hebben…

Dat wij zelf ook regelmatig om feedback vragen, liefst vanuit verschillende perspectieven, en dan ook echt goede vragen stellen…

Dat we professioneel omgaan met de feedback die we gevraagd en ongevraagd krijgen…

Dat we, als ons iets dwars zit, zelf ook op een professionele manier het moeilijke (feedback)gesprek aangaan met collega’s of onze leidinggevende…

Je voelt al waar dit heengaat hè?

Daarom stel ik mezelf en jou de vraag: zijn we wel een geloofwaardig feedbackrolmodel voor onze studenten, van wie we deze feedbackvaardigheden in toenemende mate verwachten? En zo niet, dan doe ik in deze blog een aantal suggesties voor hoe we dat zouden kunnen doen.

 

Het (goede) voorbeeld geven: feedback op je werk vragen én gebruiken

In mijn workshops en lezingen over feedback, waar ik natuurlijk meestal word uitgenodigd om het te hebben over studenten of leerlingen, probeer ik meestal wat kleine voorbeelden te verwerken van feedback die ik zelf op eerdere lezingen kreeg en wat ik daarmee gedaan heb. “Ik heb eerder de feedback gekregen dat de slides over het Westerveld-raamwerk te veel tekst bevatten, dus in plaats van het helemaal door te nemen, licht ik er nu een paar kernpunten uit.”

Ik geloof erin we expliciet zouden moeten laten zien dat we de feedback die we krijgen serieus nemen. En helemaal als het met een kleine knipoog, wat zelfspot of een grapje kan. Je laat zien: iedereen krijgt wel eens pijnlijke feedback en dat hoeft je niet volledig uit het veld te slaan. Ik ben er ook van overtuigd dat dit soort dingen delen drempelverlagend werkt voor anderen om je een volgende keer feedback te geven. Misschien zelfs als die ongevraagd is.

 

Ongevraagde feedback

Over ongevraagde feedback gesproken: onlangs kreeg ik zelf van twee collega’s ongevraagde kritische feedback. Dat blijven lastige situaties. Een van hen opende met: “Toch best spannend om een feedbackonderzoeker nu feedback te gaan geven”. Ik had nog geen idee waar het heen zou gaan. Ze vertelden me dat ze graag in een eerder stadium op de hoogte gebracht hadden willen worden van een nieuw onderzoeksproject dat we zouden gaan starten, vanwege de raakvlakken met hun eigen werk. Ze hadden zich overvallen gevoeld. Natuurlijk was het wel even slikken toen ik dat hoorde en mijn eerste reactie was dan ook de feedbackvalkuil “Ja, maar…”. Want ik had geen verkeerde bedoelingen gehad en wilde dat graag uitleggen. Achteraf was ik vooral heel blij dat ze de ruimte hebben gevoeld om dit bespreekbaar te maken.

Dus als we studenten weer eens de opdracht geven om bij elkaar, opdrachtgevers, klanten of (stage)begeleiders feedback op te halen: laten we dan ook een recent voorbeeld delen van feedback die we zelf gevraagd of gekregen hebben en wat dit met ons deed. Of nog beter: diezelfde studenten zelf ook eens om feedback vragen op een onderdeel waar we zelf onzeker over zijn.

 

Feedback van collega’s voor je functioneringsgesprek: tips en tops?

Terug naar het belang van het vragen van feedback als professional. Een moment waarop feedback gevraagd “moet” worden aan collega’s, is voor velen het jaarlijkse en verplichte functioneringsgesprek. Ook ik kreeg onlangs weer een verzoek om iemand schriftelijke feedback te geven ter voorbereiding op zo’n gesprek. Twee vakjes om in te vullen: (1) dit doe je goed, ga hiermee door en (2) hier zou je je nog verder in kunnen ontwikkelen. Wie denkt er echt dat dit leidt tot feedback die iemand echt de ogen opent en leidt tot grote doorbraken? Ik niet.

In een eerdere blog beschreef ik al hoe je met feedback probeert te mikken op iemands zone van naaste ontwikkeling4. Je wilt iemand helpen met het zetten van een volgende stap in diens ontwikkeling. En om dat te kunnen doen helpt het om te weten waar iemand staat. Het zou dan ook veel nuttiger zijn als aan de opdracht om feedback aan collega’s te vragen, ook vast zou zitten dat je dan een concrete feedbackvraag stelt én daarbij deelt hoe je zelf kijkt naar je ontwikkeling in de afgelopen periode. Iets als: “we hebben het afgelopen jaar samengewerkt aan dit vak/project. Ik heb in dat project best wel geworsteld met X en heb er uiteindelijk voor gekozen om het zo en zo aan te pakken. Hoe kijk jij daarnaar en hoe zou jij het eventueel anders hebben gedaan?” En natuurlijk kan er ook ruimte blijven voor de blinde-vlek-vraag: wat zou je me mee willen geven, waarvan je denkt dat ik het zelf nog niet zie? Op onze afdeling passen we deze methode overigens sinds een aantal jaar toe, maar daarover later meer een andere blog.

 

Feedback van studenten vragen: dit doen we ermee

Een ander mooi voorbeeld van rolmodelgedrag in feedback zag ik toen ik na mijn promotie een paar maanden op het Utrechts Conservatorium werkte. In de lift hing een blaadje met een korte toelichting van een aantal docenten op wat ze in hun lessen hadden veranderd op basis van evaluaties en feedback van studenten. Ik vond het zo’n mooie vondst. Immers, studenten die na afloop van een vak feedback geven aan een docent hebben daar zelf doorgaans niet veel meer aan. Maar door op deze manier te laten zien dat er echt wat met die feedback gedaan wordt, kan ik mij goed voorstellen dat het studenten motiveert om zulke feedback te blijven geven. Ze zien dat zij baat hebben van de feedback van studenten voor hen en zij helpen de studenten die na hen komen.

 

Feedback vragen als leidinggevende: “Mijn deur staat altijd open”

Een situatie die me vorig jaar enorm aan het denken zette en misschien wel de concrete aanleiding was om deze blog te schrijven, is de volgende: ik gaf een training aan onderzoekers in een leiderschapstraject voor onderwijs. Daarin benoemde ik ook het belang van rolmodelgedrag van onszelf. In de pauze kwam een hoogleraar naar me toe en zei: “Weet je wat ik nou zo lastig vind, ik sta echt open voor feedback. En dat zeg ik ook tegen mijn medewerkers, dat ze altijd bij me terecht kunnen en dat mijn deur altijd open staat. Maar ze komen nooit.”

Even twijfelde ik hoe confronterend ik daarop zou reageren, maar ging er uiteindelijk toch voor: “Maar heb je wel eens een concrete vraag gesteld? Heb je je wel eens kwetsbaar opgesteld en een twijfel of onzekerheid gedeeld en daar feedback op gevraagd? Of iets gevraagd in de geest van: ik heb niet zo’n fijn gevoel overgehouden aan dat laatste gesprek, wat had ik daarin anders kunnen doen?” Immers, zodra er een hiërarchische en misschien zelfs afhankelijk relatie is, zullen anderen zich echt niet altijd (meer) vrij voelen om je eerlijke feedback te komen geven. Er staat voor hen dan best iets op het spel.

Ik vind dan ook dat we niet mogen verwachten dat medewerkers de eerste stap zetten in het geven van ongevraagde feedback aan hun leidinggevende. Het is aan de leidinggevenden om te laten zien dat ze op zoek zijn naar nuttige feedback van medewerkers, daar ook echt wat mee doen en dat medewerkers er niet op afgerekend zullen worden. Ik zag op dat moment een kwartje vallen: nee, deze hoogleraar had niet eerder zulke vragen gesteld. En dat zette mij ook wel weer aan het denken: doe ik dat zelf wel bij alle promovendi en studenten die ik begeleid?

 

In de spiegel kijken

Dus laten we eens nagaan bij onszelf: aan wie vraag ik zoal feedback? Niet het vissen naar complimentjes, maar bij wie haal ik kritische informatie op over de punten waarop ik me verder zou kunnen ontwikkelen. Bij wie voel ik me veilig genoeg om een stukje kwetsbaarheid te tonen om vervolgens echt nuttige feedback te krijgen? Zijn daar ook mensen bij die echt een ander perspectief vertegenwoordigen dan het mijne? En zijn daar ook mensen bij die lager in hiërarchie staan dan ik?

Met deze blog hoop ik je te hebben geïnspireerd om je eigen feedbackvaardigheden nog wat meer zichtbaar in te zetten. Door bijvoorbeeld feedback te vragen aan je studenten, ze te laten zien wat je hebt gedaan met feedback die je zelf hebt gekregen, te vertellen dat jij het ook niet altijd makkelijk vindt feedback te krijgen, door je collega’s echt specifieke feedbackvragen te stellen ter voorbereiding op je functioneringsgesprek, of door je medewerkers eens een kwetsbare en openhartige feedbackvraag te stellen.

Tot slot

Zelf eindig ik mijn presentaties de laatste tijd vaak met een slide met foto’s van mensen die ik reken tot mijn critical friends. Mensen aan wie ik feedback vraag, die ik vertrouw op hun goede intenties, maar ook op hun soms pijnlijke eerlijkheid. Hoe vaker ik naar dat overzicht kijk, hoe meer mensen ik eraan toe zou willen voegen. Het is dus zeker niet compleet. Maar ik deel hem hieronder als klein eerbetoon en dankjewel omdat deze mensen mij helpen groeien. En mijn vraag aan jou is: welke fotootjes zouden er op jouw pagina staan?

P.S. Oh ja en mocht iemand nu denken: Renske je kunt het allemaal mooi beschrijven, maar zelf zie ik jou dit helemaal niet zo goed toepassen in je eigen werk. Laat het me dan zeker even weten. Ik sta enorm open voor feedback, m’n deur staat altijd open 😉.

 

Literatuurverwijzingen

  1. Winstone, N., & Carless, D. (2019). Designing effective feedback processes in higher education: A learning-focused approach. Routledge.
  2. de Kleijn, R.A.M. (2023). Supporting student and teacher feedback literacy: an instructional model for student feedback processes. Assessment & Evaluation in Higher Education, 1-15.
  3. Steelman, L. A., & Williams, J. R. (Eds.). (2019). Feedback at work. Springer.
  4. Vygotsky, L. S., & Cole, M. (1978). Mind in society: Development of higher psychological processes. Harvard university press.

Auteur

  • Renske de Kleijn

    Renske de Kleijn werkt als onderwijskundig onderzoeker bij het onderwijscentrum van het UMC Utrecht, waar zij onderzoek doet en begeleidt naar feedbackprocessen in het onderwijs en op de werkplek. Ze promoveerde in 2013 op een proefschrift over feedback bij scriptiebegeleiding en werkte acht jaar als onderwijskundig adviseur en trainer aan de Universiteit Utrecht.

Auteur

  • Renske de Kleijn

    Renske de Kleijn werkt als onderwijskundig onderzoeker bij het onderwijscentrum van het UMC Utrecht, waar zij onderzoek doet en begeleidt naar feedbackprocessen in het onderwijs en op de werkplek. Ze promoveerde in 2013 op een proefschrift over feedback bij scriptiebegeleiding en werkte acht jaar als onderwijskundig adviseur en trainer aan de Universiteit Utrecht.

Nieuwe blogs